На практике возникает много споров по поводу фиксации прогулов. По законодательству эта обязанность лежит на нанимателе, о чем и говорится, в частности, в п.3 части первой ст.55, ст.133 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее — ТК): наниматель обязан организовать учет рабочего времени в табелях использования рабочего времени и других документах.

Поэтому работнику не нужно доказывать, что он был на работе. Это обязанность нанимателя.

В том, что при установлении факта отсутствия на работе работника не было проведено элементарное расследование, не зафиксирован должным образом факт его отсутствия на работе: прорабу необходимо было сразу же установить все факты: опросить других работников, составить акт об отсутствии на работе, получив подписи как минимум двух работников (эти работники при необходимости выступили бы свидетелями в суде), на следующий день затребовать объяснительную записку у Иванова. На основании собранных документов оформить докладную записку на имя руководителя организации и передать ее посредством средств связи в организацию. Полагаем, в таком случае суд уже не восстановил бы работника на работе, так как факт его отсутствия на работе подтвержден докладной запиской, актом об отсутствии на работе, табелем использования рабочего времени, показаниями свидетелей.

В соответствии с законодательством, в частности с частью первой ст.133 ТК, наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании — уход. Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в том числе в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные (часть первая ст.147 ТК) и выходные дни, и других необходимых сведений. Формы документов для учета явок на работу и ухода с нее, а также порядок их заполнения утверждаются нанимателем (часть третья ст.133 ТК).

На практике учет может вестись по-разному в зависимости от специфики организации. В более крупных организациях, как правило, введен пропускной режим. При пропускном режиме четко фиксируется время прихода и ухода с работы, что будет одним из основных доказательств нахождения либо отсутствия работника на работе. В средних и малых организациях в силу экономических и (или) иных обстоятельств необходимо вести учет рабочего времени путем ведения журнала учета рабочего времени либо журнала учета явок на работу и ухода с нее и табеля использования рабочего времени. При возникновении конфликтных ситуаций подобные документы могут стать доказательством в суде.

Таким образом, при обнаружении отсутствия работника на работе непосредственный руководитель должен:

• составить акт об отсутствии на работе;
• на следующий день затребовать объяснительную записку о причинах неявки на работу;
• на основании данных документов, а также табеля использования рабочего времени оформить докладную на имя руководителя организации.

Однако бывают более сложные ситуации.

Меры, которые могут быть приняты нанимателем для установления причин отсутствия на работе:

1) посещение по адресу проживания. В данном случае кадровику лучше не ехать одному, а взять одного или двух работников, которые потом подпишут акт посещения и могут быть свидетелями в суде. В случае отсутствия работника по адресу проживания необходимо опросить соседей, которые могут знать его местонахождение;

2) направление заказного письма с уведомлением с просьбой явиться на работу до определенного числа и дать письменное объяснение отсутствия на работе либо направить объяснительную записку по почте. Заказное письмо с уведомлением (наниматель сохраняет почтовую квитанцию) в суде считается должным доказательством. Необходимо также затребовать письменное объяснение. Это уже требование ТК, в частности части первой ст.199 ТК;

3) направление запроса в медицинское учреждение о нахождении на стационарном лечении;

4) направление запроса в районные отделы внутренних дел о нахождении под арестом.

Если вышеуказанные меры не привели к положительному результату, то есть работник не нашелся, нанимателем должен быть составлен акт о принятых мерах по установлению причин отсутствия работника на работе и непредоставлении (отказе) работником объяснительной записки о причинах отсутствия на работе, несмотря на его уведомление об этом.

Однако увольнение при отсутствии работника, если принятые меры не привели к положительному результату, необходимо осуществлять с особой осторожностью и только при уверенности в отсутствии уважительных причин отсутствия его на работе, так как, если выяснится, что все-таки уважительная причина отсутствия на работе была, работник может быть восстановлен на работе.